Você sabe a importância de sistematizar uma rotina na gestão de bares?
Bom, se você está tendo dificuldades em conciliar todas as suas tarefas e está perdendo prazos, pode ser que você precise sistematizar sua rotina.
Isto é, estabelecer tarefas diárias e criar métodos de organização para todas as informações que você tem que lidar.
Continue a leitura e saiba como fazer isso!
Todos sabemos que donos de bares tem uma rotina bastante agitada.
Abrir um negócio no ramo dos alimentos e serviços apresenta inúmeros desafios, uma vez que as variáveis do negócio não são constantes e frequentemente, não muito precisas.
Sem falar na quantidade de prazos e cuidados que precisamos ter, como:
- Prazo de alvarás,
- Exames periódicos da equipe,
- Manutenções preventivas dos equipamentos,
- Limpeza de caixa d’agua
- Validade de extintores
Enfim, são muitos prazos e informações que precisam estar no radar de qualquer gerente. Principalmente porque esses indicadores são exigidos pelas fiscalizações e garantem um funcionamento seguro e saudável.
Além de rotinas necessárias como:
- Contagem de estoque semanal
- Rotina de compras
- Treinamentos com a equipe
- Análise das métricas financeiras
- Conferência de fluxo de caixa
- Contabilidade
São afazeres que se não sistematizados e organizados, não são possíveis de resolvê-los. E isto implica, inclusive, nos resultados ruins de um negócio.
Então vamos para 3 passos que irão lhe ajudar a sistematizar sua rotina!
Como citamos, anteriormente, são afazeres de diferentes cenários: administrativo, gestão de equipe, bombeiros, vigilância sanitária, manutenções etc.
Nesse sentido é importante que você categorize os afazeres por dois motivos:
Para arquivar os documentos e para organizar sua rotina diária.
Vamos te dar um exemplo e você pode ajustar conforme você precisa.
- Contratos de trabalho;
- Exames periódicos;
- Registro e planejamento de treinamentos.
- Planilhas de controle de manutenções
- Notas fiscais e garantias dos equipamentos
- Contagem de estoque
- Pedido de compras
- Alvará Sanitário
- Manual de Boas Práticas
- Procedimentos Operacionais Padrão
- Análise de métricas da semana
- Fluxo de caixa
- Lançamento e envio de notas fiscais
- Criação de calendário de postagens para redes sociais
- Postagem nas redes sociais
- Responder mensagens nas redes e comentários
- Planejamento de eventos
Com essas categorias você pode criar um arquivo e etiquetar cada pasta. Além de organizar dentro da sua rotina os afazeres de cada setor.
Assim você também consegue avaliar quanto tempo dedica para cada coisa e delegar funções.
Vamos ver agora como você pode organizar as atividades!
O bom e velho calendário será seu maior aliado! Há aqueles que gostam de usar os calendários virtuais, como Google Agenda ou outros.
Já há outros que preferem os calendários físicos mesmos. Essa é uma questão bastante pessoal, e no fim não importa o método, desde que ele funcione para você.
Ainda assim precisamos falar que, como são muitas rotinas e afazeres, a melhor coisa que você pode fazer por você é deixar tudo (ou as principais coisas) a sua visão, o que com calendários virtuais pode ser mais difícil.
Dito isso, você precisará fazer sempre um planejamento semanal. Funciona fixar algumas tarefas, mas como o dia a dia é imprevisível, claro que poderá ter adaptações.
E não precisa ser nada muito complexo, por exemplo:
Deixe seu cronograma a vista e dentro da sua organização vá destrinchando as tarefas diárias dentro de sua agenda.
Você também pode colocar neste cronograma as tarefas fixas diárias e semanais.
Lembre-se, este é apenas um exemplo, ajuste conforme suas necessidades e sua rotina.
Depois também crie um cronograma anual!
Neste cronograma anual agende as manutenções, vencimentos de alvarás, exames periódicos da equipe e eventos importantes. Exemplo:
Este você também deve deixar visível e pode ir colocando “check” do lado de cada item que você for resolvendo.
Assim como, diariamente olhe sua agenda e confira cada atividade que foi feita. O que não foi feito aquele dia reagende para os próximos, quando possível.
Mas não deixe de anotar as demandas e atividades do dia e vá seguindo cada tarefa.
Isso lhe ajuda a focar em uma coisa de cada vez e não deixar nada de lado. Ou seja, faça checklists!
Por fim, organize seu espaço! Crie pastas para cada categoria. Essas pastas podem ser tanto aquelas sanfonadas como pastas tipo catálogo.
Arquive tudo com etiquetas para que você saiba exatamente onde está cada documento. Na hora de uma fiscalização você não passa trabalho procurando, vai direto na gaveta e entrega ao fiscal.
Em frente a sua mesa, faça um mural, onde você irá pendurar os cronogramas feitos no passo 3 e demais lembretes importantes.
Tais como: Telefones úteis (emergências e fornecedores), aniversários da equipe, cronogramas, passo a passo de procedimentos, metas e outros.
Murais são ferramentas bastante importantes, tanto para o escritório quanto para cozinha.
A gente também fez um vídeo com 6 dicas para você gerenciar seu bar. As dicas do vídeo, você consegue sistematizar dentro de sua rotina.
A sistematização e a organização da rotina são coisas intrínsecas a uma boa gestão. Se você não faz isso, a sua vida não será feita de tarefas, mas sim de apagar incêndios e resolver urgências.
E por mais que pareça simples os passos que mostramos, eles são fundamentais já que é impossível dar conta de todos os afazeres sem uma sistematização.
Use os passos na sua prática e adapte conforme sua rotina e horários.
Gostou das dicas? Continue acompanhando nossos conteúdos e saiba mais sobre gestão de bares!
