Você sabe o que é um procedimento operacional padrão? Conhecido também apenas como POP, é um documento que descreve os procedimentos em um passo a passo de forma rápida e intuitiva.
Além de ser exigido pela vigilância sanitária, o POP tem um grande potencial para melhorar seus processos e gestão no seu bar, restaurante ou cervejaria.
Entenda o que é o famoso POP e saiba como utilizá-lo no seu estabelecimento!
O pop é um documento que descreve um procedimento dentro de uma empresa, a fim de padronizá-lo e manter a qualidade do produto ou serviço.
Um POP pode ser aplicado em qualquer área, mas para bares e restaurantes ele tem um peso ainda maior, pois também é uma exigência da vigilância sanitária.
Para elaborar um POP acompanhe a rotina da sua equipe, converse com os funcionários e crie um passo a passo de cada procedimento. Este passo a passo deve fazer sentido com a realidade, com o que já é feito e também corrigir o que eventualmente pode estar sendo feito de forma incorreta.
Fazer um POP é uma ótima oportunidade, inclusive, para rever e aprimorar os procedimentos.
O responsável por fazer um POP em uma empresa frequentemente é o gestor de alguma área. Quando se trata de serviços de alimentação, geralmente o responsável é um nutricionista.
Agora, os POP podem ser feitos de qualquer procedimento, inclusive procedimentos financeiros, por exemplo a emissão de uma nota ou o fechamento de um caixa, nestes casos geralmente são os gerentes.
A estrutura de um POP precisa seguir algumas exigências da vigilância. Mas, a formatação deste documento, apesar de seguir certo padrão, varia de local para local.
Segue abaixo o que consideramos importante que cada documento do POP precisa ter em sua estrutura:
Objetivo: porque é necessário a aplicação deste Pop?
Documentos de referência: quais as legislações foram utilizadas para formular este POP, por exemplo, no caso das cervejarias provavelmente teremos aqui listadas as normas técnicas do Mapa.
Campo de aplicação: qual setor o POP é aplicado?
Materiais necessários: o que será utilizado, incluindo os EPIs.
Responsabilidade: quem será o responsável por realizar o procedimento e quem será responsável por monitorar e avaliar se o procedimento está sendo feito corretamente.
Descrição: passo a passo do procedimento
Monitoramento e verificação: qual a frequência do monitoramento e como será feita a verificação.
Registros: planilhas para registro de quando foi feito o procedimento. Exemplo: se for um procedimento de higienização de uma superfície, faça uma planilha para registrar quando e quem fez. Esta planilha deve ficar exposta no setor da aplicação do POP.
Sabemos que lendo assim pode parecer muito confuso, mas não se preocupe, elaboramos um exemplo de POP, para você utilizar, dessa forma fica mais fácil de entender.
Mas antes, é importante que você saiba porque aplicar um POP e dicas de como incluir na sua rotina:
No POP precisa conter uma instrução sequencial para operações rotineiras. Ou seja, um passo a passo de como executar as tarefas.
Além disso, a RDC 216, que é a resolução que dispõe sobre as boas práticas nos serviços de alimentação, preconiza que um bar ou restaurante deve ter os pops para os seguintes procedimentos:
- Higienização de instalações, equipamentos e móveis;
- Controle integrado de vetores e pragas urbanas;
- Higienização do reservatório;
- Higiene e saúde dos manipuladores.
Pode acontecer de que cada POP destes tenha mais de um. Por exemplo:
POP 1: Higienização de instalações, equipamento e móveis
- POP 1.1: Higienização geladeira.
- POP 1.2: Higienização freezer
- POP 1.3: Higienização bancadas da cozinha
Mais abaixo vamos lhe dar algumas dicas de como organizar todos estes documentos, ok?
Uma dica essencial é ler as instruções do fabricante e os manuais dos equipamentos, produtos de limpeza e outros itens que devem estar dentro do seu pop.
Vale ressaltar que como falamos anteriormente, você também pode elaborar um POP de outros procedimentos do seu negócio, o que aprimora ainda mais a gestão, como por exemplo:
- Fechamento de caixa
- Transporte de malote
- Emissão de nota fiscal
Ou ainda prever algo que saia do padrão:
- Procedimento padrão caso haja furo no caixa
- Procedimento padrão caso o alarme do bar toque.
Para quem vai abrir um negócio de alimentação o POP não é facultativo. Como falamos anteriormente, o POP é exigido pela vigilância sanitária.
Mas, você entende o porquê dele ser tão importante? Veja só esta situação:
Você tem um bar, no seu bar você precisa limpar a máquina de lavar louça diariamente. Entretanto, você não tem um procedimento para isso, pois um dos funcionários sabe como fazer.
Ele sabe quais botões da máquina apertar para lavar, sabe quais as peças e onde encaixar, qual produto pode ser usado na máquina ou não. Porém ele terá que pegar férias, e agora? Ou pior, ele pediu o desligamento.
Isso pode ser aplicado para qualquer procedimento dentro do seu bar. Você identifica algum procedimento no seu negócio que apenas uma pessoa sabe realizar? Se sim, elabore junto com ela o procedimento operacional padrão e não passe por sufocos no futuro!
A partir do momento que o procedimento é escrito e padronizado não importa quem está fazendo, desde que aquela pessoa esteja treinada, você não perde aquele procedimento e nem sua qualidade!
E se ela não estiver treinada ainda, com o POP você pode treiná-la! Pense sobre isso!
Além de produzir o POP, você precisa armazená-los de forma organizada e também fazer com que seja acessível para sua equipe.
Olha só algumas dicas:
Use pastas para organizar seus documentos. Pode ser pasta sanfonada, e em cada espaço você sinaliza qual POP que é, ou pastas com plásticos, conhecidas como pastas catálogos.
As pastas catálogos são bastante interessantes, porque você pode fazer uma para todos os seus POPs e outra para todas as suas planilhas de monitoramento.
Organize um arquivo com esses documentos. Não somente com os POPs, mas com todos os documentos do seu bar, restaurante ou cervejaria. Organize-os de forma catalogada por tipos e datas.
Por exemplo, POP, Manual de Boas Práticas, Alvarás (o original deve estar exposto aos clientes, mas mantenha uma cópia com você), Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros e outros.
Isso porque se chega algum órgão fiscalizador, você não perde tempo procurando os documentos, vai direto na pasta e apresenta para o fiscal.
E caso você precise atualizar é fácil, basta tirar o POP do plástico e substituir pelo novo. Mas lembre-se! Todo POP atualizado precisa marcar que aquela é uma revisão, ok?
Não adianta de nada a elaboração dos POPs se eles não são utilizados no dia a dia, nem são seguidos.
Para isso é necessário que você treine os funcionários para cada POP. Faça treinamentos rotineiros com a equipe.
Não precisa ser treinamento de horas, nem é o ideal. Até porque é difícil fazer grandes pausas em uma rotina corrida como a de um bar ou restaurante.
Faça treinamentos de 20 minutos, mas explique o procedimento de forma prática. Vá com a equipe até a cozinha e exemplifique como deve ser feito.
E nunca esqueça de duas coisas: registrar cada treinamento com as assinaturas da equipe e monitore diariamente se está sendo realizado.
É normal que no começo a equipe demore para entender e fazer da forma correta, ok? É preciso paciência, resiliência e olhos próximos à operação.
Quando você ver algo incorreto oriente novamente, isso deverá ser feito durante um período até que aquilo definitivamente entre na rotina.
Como você pode ver aqui o POP é um documento bem complexo, com vários campos e registros.
Isto é importante para sua organização, resguardo e para a vigilância sanitária. Mas, para a prática com os funcionários não é nada efetivo.
Portanto, tenha os documentos armazenados da forma como devem ser, mas também faça um passo a passo direto e didático para deixar exposto nos setores onde aquele POP deve ser empregado!
Nós da Beerpass elaboramos um exemplo de POP para você! Também um exemplo de material que você pode utilizar para expor na sua cozinha!
No exemplo que preparamos você pode inserir os passos que quiser, conforme sua realidade.
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